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TO DO LIST : Organisez vos tâches selon vos priorités

Privilégiez la productivité à la quantité

De quoi s’agit – il ?

Nous savons tous ce qu’est une « to do list », c’est la liste de tâches ( courses à faire, paperasses administratives, le dossier à rendre dont le deadline approche, corvées ménagères, activités des enfants…) que vous écrivez sur vos post it, agenda, bullet journal, planner ou simple carnet que vous aurez à faire durant la journée.

Elle est bien utile lorsque vos activités sont nombreuses, mais savez-vous l’utiliser de manière à optimiser votre emploi du temps ? ou devient-elle une sorte de contrainte épuisante qui a tendance à s’étirer en longueur ? Que ce soit dans un cas ou dans l’autre, prenez un peu de temps pour lire cet article.

Quel support utilisé pour une to do list ?

Nous avons tous ces petits post – it collé sur le bureau, le frigo, l’ordinateur qui a tendance à rameuter ses copains à mesure que le temps passe. Je suis navrée de dire ceci aux adeptes des post- it, mais utilisé de cette manière elle risque juste de se perdre ou de finir à la poubelle au moment de faire le ménage. Le mieux, c’est de coller les post- it dans des carnets, ou votre agenda que vous ouvrez régulièrement pour éviter de les écrire et de les oublier ensuite.

Pourquoi un support écrit me direz-vous ? Parce qu’une fois écrit, outre l’effet d’être décharger du poids d’avoir à se souvenir de toutes les tâches à faire de mémoire, un support visuel à la bonne place constitue un aide-mémoire.

Bien sûr vous pouvez aussi utiliser un support numérique pour établir vos to do list, sur votre ordinateur ou sur votre smartphone nombreux sont les logiciels et applications pour vous aider dans votre organisation. Pour ne citer que Trello ou Google Agenda, Any.do. Certaines d’entre elles permettent même la synchronisation avec votre ordinateur et votre smartphone et font une sauvegarde dans le Cloud pour vous.

Vous pouvez aussi faire un mix du support papier et du support numérique, vous pouvez user du papier à la maison et du support numérique à l’extérieur, pour ceux et celles qui n’ont pas l’habitude d’emporter leurs agendas partout où ils vont. Ainsi, en cas de vol, de fausse manipulation ou de réinitialisation de votre smartphone ou que vous ayez oublié le code de votre téléphone (oui, il y a des gens à qui ça arrive), vous aurez une copie sur support papier.

To do list
To Do List

La longueur de votre to do list

Je ne vais pas vous cacher qu’avant j’étais habitué à remplir ma liste de tâches avec des tonnes de choses à faire. Au final je n’en réalisé que trois ou quatre dans la journée et le reste ne demeure que des décorations pour mon bullet journal (bujo pour les intimes). J’étais tellement lessivé en fin de journée que l’idée d’ouvrir mon bujo me donner mal à la tête. Alors pour éviter d’en arriver là, s’il vous plaît limiter-vous à 4 grandes tâches importantes par jour.

Vous pourrez ainsi, vous concentrez pleinement sur celles-ci et les mener à terme une par une avant de passer à une autre tâche. Si votre liste s’allonge au fil de votre journée, votre to do list s’apparentera plus à une liste de courses ou à une liste de souhait pour les cadeaux de fin d’année.

Afin d’atteindre vos objectifs de la journée, vous devrez apprendre à refuser certaines tâches si nécessaires, vous voyez ce que je veux dire non ? Le petit service à la dernière minute que votre collègue vous demande parce qu’il doit rentrer plutôt, refuser le. Car plus vous aurez de projets ou de tâches à faire, moins vous en réaliserez avec qualité. Apprenez aussi à déléguer les tâches non urgentes et non importantes, exemple le choix d’un lieu de réunion ou la copie des documents à présenter pour ladite réunion. Prenez conscience que vous devez vous ménagez, car si vous mourrez de fatigue et manquer trop d’heure de sommeil, votre qualité de travail et votre objectivité face à une situation donnée vont juste prendre la tangente.

La Précision et l’organisation sont de mise pour une to do list efficace

Lorsque nous rédigeons une liste de tâches nous avons tendance à écrire juste par exemple : nettoyer la maison, mais quelle partie de la maison voulez-vous nettoyer ? Aurez-vous le temps de passer la serpillère de votre chambre à la cuisine ou n’allez-vous nettoyer que la cuisine? La Précision est déterminante dans le volume de la tâche que vous allez effectuer, si par exemple vous avez un rendez- vous chez le dentiste, vous devez écrire « rendez- vous chez le dentiste à 10h » et non « docteur à 10h ».

Attention, je ne vous demande pas d’écrire un paragraphe explicatif de votre emploi du temps. Au contraire, construisez une to do list, de sorte à ce qu’elle soit pragmatique pour vous, au lieu de devenir un outil quelconque qui ne vous est d’aucune utilité.

Il faut aussi que vous prévoyez un environnement de travail bien ordonné, pour votre planification. C’est-à-dire, ranger et ordonner votre espace de travail, afin que chaque dossier soit à sa place. Surtout, veillez à ce qu’il n’y ait pas toute une pile de documents immense sur votre table à la fin de votre journée de travail.

Un bureau bien rangé aide mieux à se concentrer sur sa tâche et économise votre temps, car vous ne perdez pas votre temps à la recherche du document « Z » pendant une heure, pour découvrir qu’il est sous votre siège.

Prioriser vos tâches à inclure dans votre to do list

Je vais vous parler ici, du mode de programmation et d’exécution des grandes tâches que vous avez à réaliser. Vous pouvez faire votre to do list, soit au jour le jour, à savoir écrire vos tâches la veille du jour pour la réaliser, soit programmer votre semaine entière pour une meilleure vue d’ensemble. Ce qui facilite le report ou la reprogrammation de certaines tâches. Programmer toujours les tâches les plus importantes et urgentes avant les petites tâches à réaliser.

Dans l’exécution de vos tâches au contraire, commencez par les petites tâches qui n’accaparent pas trop votre temps avec un timing à respecter et finissez par vos grandes tâches pour avoir plus de temps pour les faire.

Si dans la programmation, vous pensez à plusieurs choses à la fois, dans l’exécution vous devez absolument finir une tâche avant d’en commencer une autre. Cela, pour éviter d’amonceler des tâches commencées, mais non terminées sur votre bureau.

Gestion du timing

Pour mener à bien vos tâches, vous devez prévoir une plage horaire pour les réaliser, par exemple : de 10 à 12 h travailler sur la préparation des diapos pour la présentation. Essayez de finir dans le temps imparti et si le temps n’est pas respecté élargissez votre plage horaire pour cette tâche y compris pour la prochaine programmation de ce type.

S’il s’agit de tâches ménagères, il faut que vous les effectuiez petit à petit tous les jours ou alors une fois par semaine en réservant 2 ou 3 heures le weekend. Ceci, pour la planification de vos repas et votre ménage hebdomadaire, de sorte à avoir vos soirées en semaine ou vos matinées avec moins de tâches ménagères à faire. Prenez l’option qui vous convient le mieux.

Que ce soit dans la programmation ou l’exécution de vos tâches, éviter les distractions, je veux bien sûr parler des réseaux sociaux et de votre télévision. Ils ont une certaine attraction, qui nous pousse à rester scotchés à eux, même si nous avons beaucoup de choses à faire. Vous n’êtes pas étranger à cette petite voix qui vous dit : « aller un dernier épisode et puis au boulot » ou celle qui dit : « aller une dernière vidéo de DIY et puis je passe l’aspirateur ». Croyez-en l’expérience d’une nomophobe, vos tâches vont juste s’empiler sur votre to do list si vous écoutez ces petites voix.

En espérant que cet article vous a été utile, prenez soin de vous et bonne programmation de tâches.

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